テキスト 人生相談Q＆A 48
時間管理はどのようにしたらできますか？

【テキスト版】
ほぼ5分でわかる人生相談Q＆A
幸せな人生の極意！

第48回 時間管理はどのようにしたらできますか？

ナビゲーター：阿部美樹

　皆さん、こんにちは！

　今回の質問は、「時間管理はどのようにしたらできますか？」という質問です。

　時間は全ての人に平等に与えられていますが、時間の使い方で人生の充実度が大きく左右されてしまいます。人生の可能性を広げるためには、時間の使い方を見直していく必要があります。

　時間管理とは、大きく分ければ三つになります。
　第1は、アポ管理です。他人との約束の管理のことです。

　人との約束を忘れたり無視してしまったりしたら信用を失います。これは社会人として守るべき基本中の基本です。

　しかし、次々に約束をし過ぎてしまって、他の重要なことができずに困ってしまう場合もありますから、これらをうまく管理する必要があります。

　第2は、タスク管理です。これは「やるべきこと」「やりたいこと」の管理なので、自分との約束の管理です。

　第3は、スケジュール管理です。これはアポ管理とタスク管理を合わせて、スケジュールとして管理することです。

　毎日、手帳などに「やるべきこと」「やりたいこと」「やり忘れたこと」「約束事」「いつまでやるかという期限」などのリストを書く習慣を身に付けましょう。

　そうすれば、スケジュールの全体像が見える化されて、優先順位や取り組む順番を決めやすくなります。

　まず、タスク管理のために有効な業務分解（タスクブレイクダウン）について説明します。
　具体的には、業務の詳細を分解して手帳などに書き込んでいくことです。

　第1に、仕事の手順、段取りを箇条書きで書き出す。
　第2に、仕事の効率的・効果的な進め方を設計する。
　第3に、仕事に取り掛かる順番を決める。
　第4に、もう一度、進め方を見直す。
　第5に、タスクが完了したらその項目を消していく。

　このように、1日1回タスクの書き出しをするなど、仕事の進め方を設計して管理していけば、有効かつ最善の取り組みとして洗練されていきます。

　もし、何かのイベントを開催する際にも、何のためにやるかという「ゴールの確認」「現状の確認」「案内文・リストの作成」「出欠の確認」「当日の準備物の確認」など、行事の全体像を5W1Hでシミュレーションする段取り力が不可欠です。

　さらに、有効な時間管理をするためには、やるべきことの優先順位付けが必要になります。それは重要度と緊急度から分析することができます。

　最も優先すべきは、重要度が高く緊急度も高いことです。

　第2の選択は、重要度が高く緊急度が低いことです。
　このように、重要度の高いものを最優先する姿勢こそ大切になります。

　第3の選択は、重要度が低いが緊急度が高いことです。
　これを第2の選択にする人が多いのですが、よく吟味してみると必ずしも緊急にしなくてもよいものが多いものです。

　周りの了解を取れば、あえて急いでやらなくてもよいこと、あるいは、必ずしも自分がやらなくてよいこと、または省略しても実は困らないことなどに対して、意外と「やらなければならない」と自分自身がとらわれていることがあったりします。

　もう一度、今、私がやるべきことなのかを考え直す必要があります。
　第4の重要度が低く緊急度も低いことは、当然、あまり意識しなくてもよいことになります。

　このように、時間を有効に管理できるように取り組んでみてください。

　皆さんからの質問をお待ちしています。
　「人生相談Q＆A」で、ほぼ5分でお答えいたします。
　また、お会いしましょう！

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